Migrer vers Odoo depuis Excel/CSV : ordre, ID et pièges

Comment migrer vers Odoo depuis Excel ou CSV : réponse courte

L’outil d’import d’Odoo accepte les fichiers .xlsx et .csv pour tout objet métier, notamment les contacts, les produits, les écritures comptables et les commandes. Le téléversement est la partie la plus simple. La réussite de la migration dépend de trois décisions prises dans le tableur, avant même d’ouvrir Odoo :

1. Un onglet par modèle Odoo. Les clients, les produits et les lignes de commande sont importés séparément, dans des fichiers distincts.
2. Un ID externe stable pour chaque ligne. C’est ce qui permet de réimporter un fichier corrigé sans créer de doublons.
3. Des relations référencées, avec les parents en premier. Un produit ne peut pointer que vers une catégorie qui existe déjà dans Odoo.

Les imports sont définitifs. La documentation d’Odoo précise qu’ils ne peuvent pas être annulés. Tout ce qui suit vise donc à obtenir un résultat correct lors du test, et non après l’intégration des données.

À propos de la version : Odoo 20 est sorti en septembre 2026, selon la page des notes de version d’Odoo. Ce guide a été vérifié par rapport à la documentation 19.0. Les mécanismes liés aux ID externes et à la réimportation sont documentés de la même manière depuis la version 14.0 au moins, mais vérifiez les intitulés des menus dans votre propre version au moyen d’un test avant de vous y fier.

Quels tableurs deviennent quels enregistrements Odoo ?

Associez chaque onglet du classeur à un modèle Odoo, puis importez-les dans l’ordre des dépendances. La règle indiquée dans la documentation d’Odoo est que la cible d’une relation doit exister avant les enregistrements qui la référencent. Le tableau applique cette règle à une entreprise gérée principalement avec Excel.

Une bonne règle générale consiste à migrer l’état actuel plutôt que l’historique complet : clients actifs, catalogue en production et commandes ouvertes. Des années de commandes clôturées justifient rarement le coût du nettoyage, et un export en lecture seule de l’ancien classeur suffit pour les recherches occasionnelles. Il s’agit d’un choix de gestion, pas d’une exigence d’Odoo : adaptez-le si vos auditeurs ou votre comptable ont besoin de conserver l’historique dans le système.

Comment préparer des données Excel pour un import Odoo

Commencez par un fichier qu’Odoo comprend déjà. L’écran d’import propose un modèle pour les objets courants, avec le mappage des colonnes déjà configuré. Si aucun modèle n’existe pour votre objet, la documentation d’Odoo recommande d’exporter un enregistrement d’exemple avec les champs à importer, afin d’utiliser exactement les bons noms de colonnes. Ne supprimez pas la colonne ID externe d’un modèle.

Supprimez ensuite les habitudes qui rendent un classeur lisible pour les humains, mais difficile à interpréter pour un importateur :

Choix du type de fichier : privilégiez .xlsx lorsque les données sont saisies dans Excel. Odoo n’affiche pas les options de formatage CSV pour les fichiers Excel : vous n’avez donc pas à vous préoccuper du séparateur ou du format de date, et les vraies cellules de date restent sans ambiguïté. Utilisez un CSV lorsqu’un script ou un autre système génère le fichier.

Comment les ID externes évitent-ils les doublons lors d’un import Odoo ?

L’ID externe est un identifiant unique que vous attribuez à chaque ligne importée. Il n’est pas obligatoire, mais il permet de réaliser les deux opérations indispensables à une véritable migration : importer plusieurs fois le même fichier sans créer de doublons et relier les enregistrements entre eux. Lorsqu’un fichier contient une colonne ID externe ou ID de base de données, les lignes déjà existantes sont mises à jour au lieu d’être créées.

Trois règles déterminent le bon fonctionnement de ce mécanisme :

• Il doit être unique pour tous les objets. L’ID ne doit jamais être répété : un client et un produit ne peuvent donc pas avoir tous deux l’ID 1. Ajoutez un préfixe indiquant la source, comme cust_ ou prod_.
• Il doit rester stable dans le temps. Si un ID est modifié ou supprimé entre deux imports, Odoo ajoute un doublon au lieu de mettre à jour l’enregistrement d’origine.
• Deux enregistrements portant le même ID entrent en conflit. Vérifiez les répétitions avant l’envoi du fichier.

Conseil pratique qui va au-delà de la documentation : construisez l’ID à partir d’une clé métier déjà disponible, comme l’ancien code client ou la référence SKU, plutôt qu’à partir du numéro de ligne. Une séquence recopiée vers le bas convient pour un import unique. En revanche, si vous devez corriger des erreurs et réimporter le fichier, le tri ou l’insertion d’une ligne dans Excel renumérote tout, et l’import suivant crée discrètement des doublons d’enregistrements déjà chargés.

External ID,Name,Is a Company,Related Company/External ID
cust_0041,Hanoi Steel Fittings JSC,True,
cust_0042,Mai Tran,False,cust_0041

La deuxième ligne rattache la personne à la société grâce à l’ID externe de cette dernière. La ligne de la société doit être importée en premier, d’où l’importance de l’ordre présenté dans la section précédente.

Comment importer les relations : sociétés, catégories et lignes de commande

Odoo propose trois façons de référencer un enregistrement associé dans une colonne. Utilisez-en une seule par champ.

La correspondance par nom comporte un piège. Si deux catégories ont le même nom enfant, comme Misc. Products/Sellable et Other Products/Sellable, Odoo arrête la validation, mais peut tout de même autoriser l’import. Chaque ligne est alors reliée à la première correspondance. Odoo déconseille d’importer dans cette situation. Renommez l’une des catégories ou remplacez la colonne par un ID externe.

Champs many-to-many (étiquettes)

Placez les valeurs dans une seule cellule, séparées par des virgules sans espaces, par exemple Manufacturer,Retailer. Dans un fichier CSV, la cellule doit être entourée de guillemets puisque sa valeur contient une virgule :

External ID,Name,Tags
cust_0041,Hanoi Steel Fittings JSC,"Manufacturer,Retailer"

Champs one-to-many (lignes de commande)

Prévoyez une ligne par ligne de commande. La première ligne se trouve sur la même ligne que l’en-tête de la commande. Chaque ligne supplémentaire occupe sa propre ligne, avec toutes les colonnes propres à la commande laissées vides.

External ID,Customer,Order Lines/Product,Order Lines/Quantity
so_0001,Hanoi Steel Fittings JSC,Hex bolt M8,100
,,Washer M8,200
so_0002,Mai Tran,Hex bolt M8,40

Considérez ces noms de colonnes comme des exemples. Les intitulés de champs varient selon l’application et la version. Copiez donc les en-têtes exacts du modèle Odoo ou exportez une commande existante pour les obtenir.

Étape par étape : importer un fichier Excel ou CSV dans Odoo

1. Effectuez d’abord une sauvegarde. Sauvegardez la base de données ou réalisez la première tentative sur une copie. Il n’y a pas d’annulation.
2. Ouvrez l’écran d’import. Dans la vue liste de l’objet cible, cliquez sur l’icône Action (engrenage), puis choisissez Importer des enregistrements. Dans les anciennes versions, cette option se trouve sous Favoris.
3. Chargez le fichier. Téléchargez le modèle d’import de l’objet ou cliquez sur Charger un fichier de données.
4. Vérifiez le formatage (CSV uniquement). Contrôlez le séparateur, le délimiteur de texte, le format de date et le séparateur des milliers. Ces options n’apparaissent pas pour les fichiers Excel.
5. Vérifiez le mappage des colonnes. Chaque colonne du fichier doit correspondre au bon champ Odoo. Associez manuellement les colonnes non reconnues.
6. Cliquez sur Tester, corrigez, puis testez à nouveau. Répétez l’opération jusqu’à ce que le test soit concluant.
7. Cliquez sur Importer.

Deux détails peuvent vous faire gagner du temps. Premièrement, Odoo déduit le type de champ de chaque colonne à partir des dix premières lignes du fichier. Une colonne de nombres ne propose donc que des champs entiers. Si le champ nécessaire n’apparaît pas, activez l’option permettant d’afficher les champs des champs de relation (avancé). Deuxièmement, lorsque le mode développeur est activé, le menu Avancé ajoute l’option Suivre l’historique pendant l’import, qui configure les abonnements et les notifications et ralentit l’import, ainsi que l’option Autoriser la correspondance avec les sous-champs.

Pourquoi mon import Odoo échoue-t-il ? Erreurs courantes et solutions

Peut-on annuler un import Odoo et quelle peut être la taille du fichier ?

Vous ne pouvez pas annuler un import. La seule aide intégrée d’Odoo consiste à filtrer les enregistrements par date de création ou de dernière modification afin de voir ceux touchés par un import. En pratique, le véritable retour en arrière consiste à restaurer une sauvegarde. C’est pourquoi la première tentative doit être effectuée sur une copie de la base.

La documentation ne fixe aucune limite de lignes. Elle avertit toutefois que les fichiers volumineux peuvent provoquer un dépassement de délai ou empêcher le traitement d’un enregistrement, et recommande de diviser l’import en lots plus petits. Le découpage facilite également le diagnostic : il est plus simple de corriger une mauvaise ligne dans un fichier de 500 lignes que dans un fichier de 20 000 lignes. Si vous importez beaucoup d’images de produits, le mode développeur permet d’afficher une taille maximale de lot et un délai entre les lots.

Comment mettre à jour des enregistrements Odoo depuis un tableur

Le même outil permet de mettre à jour des enregistrements en masse. Sélectionnez les enregistrements dans la vue liste, choisissez Exporter, puis cochez l’option intitulée Je souhaite mettre à jour les données (export compatible avec l’import). La liste des champs est alors limitée aux champs importables et l’ID externe est inclus automatiquement. Modifiez le fichier, puis importez-le selon la procédure habituelle.

Conservez uniquement les colonnes que vous souhaitez modifier et ne touchez jamais à la colonne ID externe. Si l’ID est modifié ou supprimé, Odoo crée un doublon au lieu de mettre à jour l’enregistrement existant.

Cette procédure aller-retour permet également de gérer une transition longue : gardez le tableur comme source de référence jusqu’à la mise en production et réimportez les fichiers corrigés aussi souvent que nécessaire. Cela ne fonctionne que si les ID sont restés stables depuis le premier import.

Quand l’import Excel/CSV ne suffit-il plus ?

L’outil d’import est conçu pour des données organisées en tableau et pouvant être corrigées manuellement. Une migration scriptée est généralement préférable dans les situations suivantes :

• Les données sources nécessitent des règles de transformation ou de validation qui couvrent plusieurs feuilles, par exemple pour diviser une colonne désordonnée en plusieurs attributs.
• Les noms des relations sont ambigus et vous ne pouvez pas renommer les enregistrements sources.
• L’ancien système continue de fonctionner pendant une période de fonctionnement en parallèle, et le chargement doit donc pouvoir être répété et comparé.
• Les volumes sont suffisamment importants pour que le traitement manuel par lots devienne le projet lui-même.

Si votre source est un catalogue de boutique ou un classeur à plusieurs feuilles présentant ces difficultés, le service de migration de données CSV et Excel de Netalith couvre l’approche scriptée, notamment la conservation d’ID stables pour les chargements répétés.

Checklist de migration d’Excel vers Odoo

1. Un onglet par modèle Odoo, une seule ligne d’en-têtes, aucune cellule fusionnée ni ligne de total.
2. Chaque ligne possède un ID externe préfixé, construit à partir d’une clé métier.
3. Les colonnes de relation utilisent le nom uniquement lorsque les noms sont uniques, et l’ID externe dans tous les autres cas.
4. Les dates sont de vraies cellules de date ou au format ISO 8601, et les nombres sont saisis seuls.
5. Les fichiers suivent l’ordre des dépendances : sociétés, personnes, catégories, produits, commandes.
6. La première importation complète a été réalisée sur une copie de la base, avec un test concluant pour chaque fichier.
7. Les fichiers volumineux sont divisés en lots et la sauvegarde existe avant l’import en production.

Si vous préférez confier la conception, le développement et la vérification de la migration, consultez le service de développement et de migration Odoo de Netalith.